Contoh Memo dalam Bahasa Inggris dan Terjemahnya

Di era modern seperti sekarang, media komunukasi yang paling sering digunakan adalah aplikasi media sosial. Bahkan sudah tidak banyak lagi orang yang menggunakan sms reguler yang menggunakan pulsa telepon. Namun, ada jenis media komunikasi yang masih digunakan meskipun tidak sering, yaitu Memo. Memo merupakan salah satu jenis media komunikasi tertulis yang biasa digunakan dalam suatu instansi, perkantoran, atau perusahaan berisi pesan tertentu. Memo pun juga ditulis dalam berbagai bahasa. Memo bahasa Inggris contohnya, yang biasa digunakan di perusahaan atau instansi berskala internasional. Apakah anda ingin mengetahui lebih lengkap tentang Memo? Mari simak pembahasannya beserta contoh Memo dalam bahasa Inggris.

Pengertian Memo

Sebelum mengetahui apa arti dan definisi dari Memo. Ada baiknya jika mengetahui sedikit latar belakang asal-usul kata memo untuk membantu memperjelas tujuan munculnya memo. Memorandum berasal dari kata benda Latin dan memiliki akar yang sama dengan memorare, yang terdengar sangat mirip dengan kata lain yang berarti dapat saya pikirkan – apakah sudah bisa menebak? Tidak mengherankan jika memo diterjemahkan menjadi hal yang bersifat untuk menceritakan, menyebutkan atau mengingatkan, dan saya yakin Anda sudah menyadari sekarang bahwa itu berarti memori. Jadi, memo dapat dianggap sebagai sesuatu yang harus digunakan untuk mengingatkan orang akan sesuatu. Dan, itulah fungsi yang dilakukannya.

Memorandum, lebih dikenal sebagai memo, adalah pesan singkat atau catatan yang digunakan untuk komunikasi internal dalam bisnis. Setelah bentuk utama komunikasi tertulis internal, memorandum sudah mulai tidak digunakan sejak diperkenalkannya email dan bentuk-bentuk pesan elektronik lainnya. Meskipun demikian,  dapat menulis memo yang jelas tentu dapat membantu Anda dalam menulis email bisnis internal, karena sering kali melayani tujuan yang sama.

Sebuah memorandum ditulis bukan untuk memberi tahu pembaca tetapi untuk melindungi penulis karena isinya merupakan suatu hal yang harus dilakukan atau dilaksanakan. Memorandum: catatan atau pesan tertulis yang memberikan informasi atau mengeluarkan instruksi. Memorandum biasanya pendek, dengan rincian siapa yang mengirim memo dan kepada siapa memo itu harus didistribusikan.

  • Memo adalah bentuk komunikasi tertulis yang mirip dengan surat tetapi tanpa blok alamat formal di awal, terutama yang diedarkan kepada orang-orang di dalam kantor atau organisasi
  • Pengingat: catatan yang dimaksudkan untuk berfungsi sebagai pengingat sesuatu

Kita tentunya sudah mengenal istilah ini (Memorandum) dalam kehidupan sehari-hari ketika melihat delegasi pergi ke kepala administrasi dan kemudian mereka diberi surat tugas. Tugas-tugas inilah yang seharusnya dilaksanakan dan  dipenuhi dengan patuh.

Macam-Macam Memo

macam macam memo

Memo adalah bagian penting dari komunikasi tertulis dan juga masih digunakan oleh sebagian orang untuk tujuan yang berbeda. Berbagai jenis memo digunakan untuk tujuan yang berbeda sehingga setiap orang harus tahu tentang jenis memo.

Menurut kepentingannya, memorandum yang dapat dikategorikan menjadi dua jenis:

  1. Memorandum Informal
    Memorandum informal merupakan memo tulisan tangan. Mereka lebih umum digunakan untuk mengkomunikasikan pesan yang berkaitan dengan kegiatan sehari-hari seperti menyampaikan pesan telepon, undangan rapat di lingkungan kampung, menanggapi pertanyaan, izin dari keperluan secara mendadak dan sebagainya.
  1. Memorandum formal
    Memo jenis ini menyampaikan  pesan dengan tampak lebih formal. Memo ini digunakan untuk menanggapi pertanyaan formal, menyampaikan informasi yang berkaitan dengan bisnis seperti laporan penjualan, saran untuk perbaikan biaya, dll.

Selain itu, berdasarkan sifatnya, ada lima jenis memo yaitu memo permintaan, memo konfirmasi, memo laporan berkala, memo ide dan saran, dan memo hasil studi informal.

  1. Request Memo / Memo permintaan

Memo request ditulis dengan maksud untuk memperoleh respons yang menguntungkan. Memo permintaan yang ditulis dengan baik adalah memo yang mampu memotivasi pembaca untuk mengambil tindakan yang diinginkan. Pedoman berikut harus diikuti saat menulis momo permintaan:

  • Permintaan harus dinyatakan secara lebih jelas di dalam memo.
  • Memo tersebut harus mmemberikan dan menjelaskan latar belakang atau alasan permintaan tersebut.
  • Penjelasan harus diberikan untuk setiap biaya keuangan yang mungkin terlibat.
  • Semua biaya terkait permintaan harus disajikan dengan benar.
  • Memo tersebut harus menyebutkan tindakan yang diinginkan yang perlu dilakukan pembaca.
  • Kebijaksanaan dan diplomasi harus digunakan di seluruh memo itu.
  1. Confirmation Memo / Memo konfirmasi

Memo konfirmasi adalah konfirmasi tertulis tentang apa yang telah disepakati secara lisan. Biasanya memo ini ditulis dengan tujuan sebagai bukti atau pengingat terhadap hasil diskusi yang telah dilaksanakan.

Pedoman berikut perlu diikuti saat menulis memo konfirmasi:

  • Poin utama yang telah dibahas dan disepakati secara verbal harus secara khusus disebutkan dalam memo itu.
  • Poin-poin ini perlu disebutkan untuk menekankan pentingnya poin tersebut dan untuk memungkinkan referensi dalam diskusi mendatang.
  • Umpan balik harus didorong pada poin-poin yang tidak jelas atau disalahpahami atau perlu adanya kritik dan saran akan poin-poin yang kurang jelas yang tercantum dalam memo.
  1. Periodic Memo atau Memo Berkala

Memo laporan berkala digunakan untuk menggambarkan informasi yang perlu disampaikan secara berkala. Contoh memo tersebut adalah memo yang digunakan untuk menyajikan laporan penjualan triwulanan (tiap tiga bulan sekali), laporan pengeluaran bulanan, dll. Pedoman berikut perlu diikuti saat mengembangkan memo laporan berkala:

  • Memo laporan berkala harus dirancang sebagai formulir pengisian data mana yang dapat dengan mudah dimasukkan.
  • Formulir harus mudah digandakan dan digunakan kembali.
  • Tempat yang memadai harus disediakan dalam formulir memo untuk memungkinkan penulis menulis komentar atau saran, jika diminta.
  1. Ideas and Suggestion Memo

Memo saran dan ide digunakan untuk memberikan ide dan saran ketika diminta. Sering kali, organisasi meminta ide dan saran dari karyawan untuk mengatasi masalah tertentu. Ini mungkin terkait dengan peningkatan hubungan antar-pribadi, upaya pengurangan biaya, peningkatan lingkungan kerja, dan lain-lain.

Pedoman berikut harus diikuti saat menulis memo ide dan saran:

  • Jangan terlalu rendah hati dalam memberikan saran. Ingatlah bahwa organisasi mencari pendapat Anda, hanya karena mereka menganggap tanggapan tersebut berharga untuk kebaikan bersama.
  • Mulailah memo itu dengan memberikan komentar positif dan terus memberikan saran dengan cara yang bijaksana.
  • Kelompokkan ide-ide bersama di bawah judul yang beragam.
  • Memo ide dan saran yang terorganisir dengan baik dengan membela masalah, mengelompokkan rekomendasi di bawah berbagai judul dan menyimpulkan dengan menunjukkan bagaimana rekomendasi dapat diimplementasikan.
  1. Memo hasil penelitian

Memo hasil studi informal digunakan untuk menyajikan informasi yang diperoleh dari studi informal dalam bentuk yang mudah dibaca dan dipahami. Pedoman berikut harus diikuti saat menulis memorandum hasil studi informal yaitu,

  • Nyatakan tujuan penelitian di awal memo.
  • Presentasikan hasil dan interpretasinya di bawah judul yang terpisah untuk memudahkan pemahaman
  • Mengatasi masalah secara sistematis satu demi satu.
  • Tulis memo itu dengan menggunakan bahasa informal.

Sebagai alat komunikasi internal, memo dapat dipindahkan ke dalam tiga (3) cara dalam suatu organisasi dan dapat dibagi menjadi sebagai berikut:

  1. Downward
    Di sini berarti memo berasal dari atasan ke bawahan. Memo semacam itu, dalam sebagian besar kasus, mengumumkan atau menjelaskan kebijakan atau prosedur. Ini juga mengumumkan janji staf baru, perubahan produk dan layanan, dan acara khusus dalam organisasi. Selain itu, atasan juga dapat meminta informasi apa pun, melalui memo tersebut.
  1. Upward
    Di sini memo ditulis oleh bawahan kepada atasan masing-masing. Memo ini memberikan tanggapan terhadap permintaan yang dibuat oleh atasan dan menyampaikan laporan informal kepada atasan. Memo upward  juga dapat membuat permintaan untuk hal wajar tertentu kepada atasan. Nada memo semacam ini harus formal dan fakta-fakta yang dimuat di sini harus didukung oleh bukti yang tepat. Memo ini adalah salah satu cara untuk menampilkan diri Anda kepada atasan dan mungkin merupakan dukungan terbaik Anda untuk mendapatkan promosi dalam organisasi atau perusahaan.
  1. Horizontal
    Memo ini dikomunikasikan antara rekan kerja dan karyawan pada tingkat atau posisi yang sama. Posisi masing-masing pengirim dan penerima menentukan nada memo tersebut dan umumnya, nada tersebut bersifat informal. Memo yang ditulis dengan hati-hati dapat meningkatkan citra Anda di antara rekan kerja Anda dan karenanya merupakan peluang untuk kemajuan Anda untuk menjalin banyak relasi di lingkungan kerja.

Ciri-Ciri Memo

Memo adalah tulisan pendek yang biasanya digunakan oleh para petugas organisasi untuk berkomunikasi di antara mereka sendiri. Berikut adalah beberapa ciri Memo yang perlu anda ketahui, diantaranya

  • Digunakan oleh orang yang dikenal Penerima secara pribadi
  • Kurang formal dalam nada dan tulisan (kecuali memo untuk atasan) dan tanpa elemen formal misalnya seperti ucapan salam pembuka, salam penutup, atau sapaan, atau bahkan tanda tangan di akhir
  • Pendek, dengan nada bersahabat
  • memberikan informasi yang cukup diperlukan sehingga tidak bertele-tele
  • Jangan berasumsi bahwa semua orang tahu segala sesuatu yang berkaitan dengan masalah yang dibahas dalam Memo
  • Bersikap jernih, konkret dan spesifik
  • Mudah Dipahami
  • Jelaskan dengan kemudahan dan kerjasama

Bagian-Bagian Memo

bagian memo

Memo, kependekan dari kata memorandum, adalah komunikasi tertulis yang merekam informasi untuk dibagikan kepada sekelompok orang dalam lingkungan profesional. Meskipun memo dapat diformat dalam berbagai template, penting untuk memasukkan bagian utama memo agar memo Anda berfungsi sebagai alat komunikasi yang efektif. Berikut adalah bagian-bagian yang terdapat dalam sebuah Memo secara umum.

Komponen Heading Memo

Memo harus memiliki tajuk yang menentukan pengirim, penerima, tanggal dan subjek. Ketika Anda memasukkan nama seseorang di memo itu, bisa dituliskan judul pekerjaannya. Anda juga bisa menyertakan judul pekerjaan Anda sendiri setelah mencantumkan nama Anda di bidang “Dari/From”. Judulnya ada di bagian atas memo, sebelum teks. Jika memo itu mendesak, mungkin merupakan praktik umum di kantor Anda untuk menulis kata “Urgent/ Mendesak” di bagian atas judul.

Gambaran umum, yang muncul setelah tajuk, menjelaskan secara singkat isi dari memo itu. Dalam ikhtisar, perkenalkan tujuan memo itu, seperti untuk menyajikan ide atau menanggapi tugas yang diberikan kepada Anda. Tinjauan umum memberi pembaca gagasan dasar tentang apa isi memo itu sehingga ia dapat memutuskan apakah akan membaca memo itu segera atau lambat.

Judul untuk setiap memo mengikuti format dasar yang sama:

TO/ Kepada/Untuk: [Nama pembaca dan pekerjaannya (optional)]

cc: [tembusan, siapa saja yang juga bisa membacanya]

FROM/Dari: [Nama dan jabatan anda ]

DATE/Tanggal: [tanggal, beserta hari, bulan dan tahun]

SUBJECT/ Perihal: [Topik memo]

Bagian Konteks dan Latar Belakang

Salah satu bagian dari memorandum adalah bagian konteks memo, yang memberikan latar belakang informasi yang disajikan. Ini membantu pembaca untuk memahami hubungan memo dengan urusan bisnis atau pekerjaan yang dilakukan. Misalnya, Anda dapat menulis, “Karena protokol teknologi canggih …” Frasa ini, dan yang lain menyukainya, membantu pembaca memasukkan memo itu ke dalam konteks dengan apa yang sedang terjadi dalam bisnis.

Pembahasan dan Resolusi

Jika tujuan memo Anda adalah untuk menjelaskan tugas-tugas yang akan Anda lakukan sebagai respons terhadap konteks, Anda dapat mengatakannya di bagian memo berikutnya. Misalnya, Anda dapat mengatakan, “Saya akan mencari riset pasar untuk teknologi …” Ini memberi pembaca gagasan tentang langkah-langkah selanjutnya yang Anda ambil. Jika memo Anda menunjukkan resolusi, Anda dapat menulis, “Temuan saya menyimpulkan bahwa teknologi baru tidak akan menguntungkan perusahaan karena …”

Mendukung Penelitian dan Gagasan

Beberapa memo meminta dimasukkannya detail. Jika Anda perlu memasukkan statistik, data, atau informasi riset pasar, berikan detail ini dalam paragraf baru. Misalnya, jika Anda menulis tentang riset pasar teknologi, Anda dapat memasukkan statistik tentang permintaan pelanggan dan penjualan pesaing bersama dengan statistik utama tentang industri. Ide-ide pendukung ini dikenal sebagai bagian diskusi dari memo itu.

Kesimpulan dan Diskusi Lebih Lanjut

Akhiri memo Anda dengan kesimpulan singkat yang memberi tahu pembaca apa yang Anda harapkan dan diperoleh dari membacanya. Segmen penutup juga harus memberi tahu pembaca bahwa Anda menyambut pertanyaan atau komentar untuk diskusi. Misalnya, Anda dapat mendorong pembaca untuk mengirim email atau menelepon Anda jika mereka memiliki ide tentang solusi teknologi potensial untuk perusahaan. Anda juga dapat memberi tahu mereka tentang pertemuan bisnis di masa depan tentang topik yang telah Anda rencanakan.

Dokumen dan Lampiran Lainnya

Jika Anda merujuk ke grafik, bagan, kebijakan, laporan, atau dokumen bisnis lainnya di memo Anda, lampirkan di bagian belakang memo itu. Misalnya, Anda mungkin memiliki tabel yang menunjukkan biaya dan manfaat potensial dari teknologi baru atau sumber bacaan tentang inovasi. Sertakan pada halaman memo catatan di bagian bawah kalau satu atau lebih dokumen dilampirkan.

Fungsi Memo

Meskipun fungsi utama memo adalah untuk membeirkan suatu informasi atau pengingat tentang apa yang akan dilakukan, ada berbagai penjelasan mengenai fungsi memo. Fungsi memorandum dibahas di bawah ini dari berbagai perspektif

  • Menyajikan Laporan Informal
    Terkadang memo digunakan untuk menyajikan laporan informal kepada atasan. Laporan informal biasanya singkat dan informatif yang disajikan dalam bentuk memo. Temuan dan rekomendasi disajikan oleh memo yang membantu manajer mengambil keputusan yang tepat.
  • Memberikan Saran dan Instruksi
    Memorandum sangat berguna untuk mendapatkan saran dan memberikan instruksi kepada bawahan. Manajer dan kepala staff  menggunakannya untuk memberikan saran yang diperlukan dan instruksi yang sangat berharga kepada bawahan mereka sehingga mereka dapat melakukan kegiatan mereka dengan benar.
  • Memberikan Tanggapan
    Memo juga digunakan untuk memberikan tanggapan terhadap setiap permintaan yang dibuat oleh atasan. Terkadang atasan meminta seseorang untuk melakukan pekerjaan tertentu dan tanggapan juga diminta untuk mengirim kepada yang bertanda tangan di bawah ini melalui hal yang sama, yaitu memo.
  • Mencari Penjelasan
    Memo kantor sering digunakan untuk mencari penjelasan dari orang tertentu tentang masalah tertentu. Dalam organisasi mungkin ada beberapa kesalahpahaman atau kesalahan antara orang dan atasan mungkin ingin memiliki penjelasan tentang peristiwa tersebut sehingga tindakan korektif dapat diambil.
  • Membuat Permintaan
    Memo juga digunakan untuk membuat permintaan apa pun kepada berbagai pihak dalam organisasi. Hal semacam ini sering digunakan oleh manajer dan bawahan yang meminta orang lain untuk menghadiri rapat, melaksanakan tindakan apa pun, meminta bantuan atau untuk tujuan lain.
  • Menyampaikan Informasi
    Memorandum banyak digunakan untuk menyampaikan informasi tentang berbagai urusan kepada orang-orang yang bekerja di organisasi atau perusahaan atau instansi. Kebijakan baru, perubahan kebijakan yang ada, keputusan apa pun, penunjukan manajer, klarifikasi, modifikasi, pengumuman dll. Berbagai hal tersebut dikomunikasikan dengan pihak-pihak terkait melalui memorandum. Jadi, memo melakukan fungsi menyampaikan informasi kepada orang-orang dalam suatu instansi atau organisasi.
  • Mengatasi Masalah
    Memo juga dapat digunakan untuk memberikan solusi untuk masalah tertentu. Kadang-kadang manajer dan supervisor mengeluarkan memo untuk memberikan instruksi yang diperlukan kepada bawahan untuk melakukan kegiatan sehari-hari dengan lebih baik.

Dari diskusi di atas dapat disimpulkan bahwa memorandum melakukan fungsi yang berbeda untuk melaksanakan tujuan dalam penggunaannya. Sebenarnya ini digunakan untuk berbagai tujuan dalam organisasi. Jadi, fungsi memo adalah sebagai berikut,

  • Untuk Memberikan Informasi
  • Untuk Mengeluarkan Instruksi
  • Untuk Menyampaikan Keputusan Kebijakan
  • Untuk Menawarkan / Mengundang Saran
  • Untuk Merekam / Melaporkan Perjanjian
  • Untuk Membangun Akuntabilitas
  • Membantu Anda menghindari pertemuan secara pribadi, bila perlu

Cara Membuat Memo

cara membuat memo

Menulis sebuah memo sebenarnya cukup mudah asalkan sudah tahu langkah-langkahnya sehingga terbiasa. Berikut adalah cara membuat memo yang bisa Anda jadikan referensi,

  1. Ketik “Memo atau Memorandum” di bagian atas halaman. Nyatakan bahwa dokumen ini adalah memorandum sejak awal. Beri label pada halaman “Memorandum” 1,5 inci (3,8 cm) dari atas halaman. Masukkan kata dalam huruf tebal pada baris pertama. Anda dapat memusatkannya pada baris ini atau meluruskannya. Anda juga dapat memilih untuk membuat font lebih besar untuk kata ini.
  • Spasi ganda antara baris ini dan baris berikutnya dari heading. Gunakan nama lengkap dan judul orang yang Anda kirimi memo itu.
  • Jika Anda mengirim memo ke seluruh staf, Anda dapat menulis: “KE: Semua Karyawan.”
  1. Tambahkan penerima tambahan di jalur CC. Baris “CC” menunjukkan siapa yang akan menerima “Salinan Courtesy” dari memo tersebut. Ini bukan orang yang menjadi tujuan memo itu. Sebaliknya, ini adalah seseorang yang mungkin perlu mendapat informasi tentang kebijakan atau masalah yang Anda tangani dalam memo itu.
  2. Tulis nama Anda di baris “Dari”. Judul perlu menyertakan siapa yang menulis dan mengirim memo. Nama lengkap dan jabatan Anda ada di baris ini.
  3. Sertakan tanggalnya. Tuliskan tanggal lengkap, tulis bulan dan termasuk tanggal dan tahun. Misalnya, tulis: “DATE: 5 Januari 2020”.
  4. Pilih frasa tertentu untuk baris subjek. Baris subjek memberi pembaca gagasan tentang isi memo itu. Spesifik tetapi ringkas.
  • Misalnya, alih-alih menulis, “Semut,” untuk subjek, lebih spesifik dengan menulis, “Masalah Semut di Kantor.”
  1. Format pos dengan benar. Judulnya harus di bagian atas halaman, sejajar dengan sisi kiri halaman. Isikan dengan benar untuk “TO:”, “FROM:”, “DATE:”, dan “SUBJECT:”

Menulis bagian tubuh Memo

  1. Pertimbangkan siapa audiens seharusnya. Untuk membuat orang membaca dan menanggapi memo itu, penting untuk menyesuaikan nada, panjang, dan tingkat formalitas memo itu kepada audiens yang akan membacanya. Untuk melakukan hal ini secara efektif, Anda harus memiliki gagasan yang baik tentang tujuan memo itu.
  • Pikirkan tentang prioritas dan masalah audiens Anda.
  • Cobalah mengantisipasi pertanyaan yang mungkin dimiliki pembaca Anda. Brainstorming beberapa konten untuk memo tersebut, seperti contoh, bukti, atau informasi lain yang akan meyakinkan mereka.
  • Mempertimbangkan audiensi juga memungkinkan Anda menjadi sensitif untuk memasukkan informasi atau sentimen yang tidak pantas untuk pembaca Anda.
  1. Lewati salam formal. Memo tidak dimulai dengan salam seperti “Dear Mr. Edwards.” Sebaliknya, memo langsung ke segmen pembuka yang memperkenalkan hal yang Anda diskusikan dalam memo itu.
  1. Kenalkan masalah atau hal yang terjadi di paragraf pertama. Beri mereka konteks di balik tindakan yang Anda ingin mereka lakukan secara singkat. Ini agak seperti pernyataan tesis, yang memperkenalkan topik dan menyatakan mengapa itu penting. Anda mungkin juga menganggap pendahuluan sebagai abstrak, atau ringkasan dari keseluruhan memo.
  • Sebagai pedoman umum, pembukaan harus memakan waktu sekitar satu paragraf. [
  • Misalnya, Anda dapat menulis: “Pada 20 Januari 2020, ABC Corporation akan menerapkan kebijakan baru mengenai cakupan kesehatan. Semua karyawan akan menerima perlindungan kesehatan dan akan mendapatkan minimum $5 per jam. “
  1. Berikan konteks untuk masalah yang dihadapi. Pembaca Anda mungkin memerlukan beberapa informasi latar belakang tentang masalah yang Anda tangani. Berikan beberapa konteks, tetapi singkat dan hanya nyatakan apa yang perlu.
  • Jika relevan, lanjutkan memo Anda dengan menyatakan mengapa kebijakan tersebut diterapkan. Misalnya, Anda dapat menulis: “Pemerintah daerah memutuskan untuk meminta semua karyawan di kabupaten menerima upah minimum $ 15 / jam.”
  1. Dukung tindakan Anda di segmen diskusi. Berikan ringkasan singkat tentang tindakan yang akan dilaksanakan. Berikan bukti dan alasan logis untuk solusi yang Anda usulkan.
  1. Mulailah dengan informasi yang paling penting, kemudian pindah ke fakta spesifik atau pendukung. Nyatakan bagaimana pembaca akan mendapat manfaat dari mengambil tindakan yang Anda rekomendasikan, atau dirugikan karena kurangnya tindakan.
  • Jangan ragu untuk memasukkan grafik, daftar, atau bagan, terutama dalam memo yang lebih panjang. Pastikan dokumen pendukung benar-benar relevan dan persuasif.
  • Untuk memo yang lebih panjang, pertimbangkan untuk menulis judul pendek yang menjelaskan konten dari setiap kategori. Misalnya, alih-alih menyatakan “Kebijakan,” tulis “Kebijakan baru tentang karyawan paruh waktu.” Jadikan lebih spesifik dan sesuai isi memo dalam setiap judul sehingga poin dasar dari memo Anda jelas bagi pembaca.
  1. Sarankan tindakan yang harus dilakukan pembaca. Memo adalah seruan untuk bertindak atas masalah tertentu, apakah itu pengumuman tentang produk perusahaan baru, kebijakan baru mengenai laporan pengeluaran, atau pernyataan tentang bagaimana perusahaan mengatasi masalah, atau informasi suatu kegiatan yang harus diikuti oleh anggota instansi dan organisasi, dsb. Nyatakan kembali tindakan yang harus dilakukan pembaca dalam paragraf atau kalimat penutup.
  • Misalnya, Anda dapat menulis, “Semua karyawan harus menggunakan sistem akuntansi yang baru paling lambat 4 Februari 2020.” Atau “Semua murid diwajibkan memakai seragam olahraga untuk acara senam bersama tanggal 3 Maret 2019.”
  1. Tutup memo dengan ringkasan positif dan hangat. Paragraf terakhir memo itu harus menyatakan kembali langkah selanjutnya untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Ini juga harus mencakup catatan hangat yang menegaskan kembali solidaritas organisasi.
  • Anda dapat menulis, “Saya akan senang mendiskusikan rekomendasi ini dengan Anda nanti dan menindaklanjuti keputusan apa pun yang Anda buat.”
  • Anda mungkin berakhir dengan sesuatu seperti, “Kami sangat senang dengan perluasan lini produk ini. Kami yakin bahwa ini akan menumbuhkan bisnis kami dan menjadikan perusahaan ini bisnis yang lebih berkelanjutan. “

Memo yang baik biasanya mempehatikan hal-hal berikut

  • Pastikan tindakan yang Anda minta layak untuk keseluruhan memo
  • Berikan penjelasan satu kalimat dari memo di bagian awal. Semakin pendek semakin baik
  • Langsung ke intinya. Baca kembali memo Anda dan hilangkan kata-kata yang tidak perlu
  • Bagian terakhir dari memo itu harus mengatakan dengan tepat tindakan apa yang Anda inginkan untuk dilaksanakan.

Contoh Memo

Setelah membahas tentang Memo, fungsinya, dan cara menulisnya, ada banyak contoh Memo yang bisa dijadikan referensi. Memo yang digunakan pun juga bisa melibatkan karyawan, pimpinan perusahaan, kepala sekolah, guru, dan sebagainya. Berikut adalah contoh memo bahasa Inggris mulai dari contoh memo terbaru, contoh memo di sekolah, contoh memo untuk guru, dan lain-lain.

Contoh 1

Surat memo yang memberi tahu Manajer Kantor tentang pembelian kursi kantor.

 

Heshew Steel Company Ltd.
18, Ulyanovsk, Moscow 1342

Interoffice Memo

Date : 15 August, 2019
To : Office Manager
From : Azril Nabvakov, Purchase Officer
Reference : 216/BM
Subject : Purchase of Office Chairs

As desired, the order for the supply of 500 office chairs has been placed with Navana Furniture Mart, 16 Archangelsk, Novgorod 1267. The chairs will be supplied in two lots of 250 each on 26 and 30 August, 2014.

 

Terjemahannya

Heshew Steel Company Ltd.
18, Ulyanovsk, Moscow 1342

Memo Antar Kantor

Tanggal: 15 Agustus 2019
Kepada: Manajer Kantor
Dari: Azril Nabvakov, Purchase Officer
Referensi: 216 / BM

Subjek: Pembelian Kursi Kantor

Seperti yang diinginkan, pesanan untuk pasokan 500 kursi kantor telah ditempatkan dengan Navana Furniture Mart, 16 Archangelsk, Novgorod 1267. Kursi-kursi tersebut akan disuplai dalam dua lot masing-masing 250 pada tanggal 26 dan 30 Agustus 2014.

Contoh 2

Sebuah memo yang meminta Petugas Pemasaran untuk memberikan informasi tentang ekspor selai dan agar-agar di negara-negara Barat.

Renata Food Products Ltd.
32, Kalabagan, Dhaka 1217

Interoffice Memo

Date : 23 January, 2017

To : Marketing Officer
From : Hasan Mahmud, General Manager
Reference : 116/BC

Subject : Export of Jam and Jelly

Recently, I visited the manufacturing plants at Sonargaon and discussed with the production managers the possibility of increasing the production so that we can export these items to western countries. They see no difficulty in doing so but before they take any define initiatives in this direction, they would like to have an estimate of the demand for our products in these countries.

So, I request you to contact our agents quickly and let me know the estimates by the end of September.

 

Terjemahannya

 

Renata Food Products Ltd.
32, Kalabagan, Dhaka 1217

Memo Antar Kantor

Tanggal: 23 Januari 2017

Kepada: Petugas Pemasaran
Dari: Hasan Mahmud, General Manager
Referensi: 116 / BC

Subjek: Ekspor Selai dan Jelly

Baru-baru ini, saya mengunjungi pabrik di Sonargaon dan mendiskusikan dengan manajer produksi kemungkinan peningkatan produksi sehingga kita dapat mengekspor barang-barang ini ke negara-negara barat. Mereka tidak melihat kesulitan dalam melakukannya tetapi sebelum mereka mengambil inisiatif yang jelas dalam arah ini, mereka ingin memiliki perkiraan permintaan untuk produk kita di negara-negara ini.

Jadi, saya meminta Anda untuk menghubungi agen-agen kita dengan cepat dan beri tahu saya perkiraan pada akhir September.

 

Contoh 3

Tulis surat memo yang memberi tahu wakil kepala sekolah untuk membuat semua staf tepat waktu.

 

Pensylvania International School
18 Lalmatia, Nebraska 1500

Interoffice Memo

Date : 15 July, 2018

To : The Vice Principal
From : Daniel Craig, Principal
Reference : 105/BC

Subject : Punctuality of all Staff

This is to inform you with great anxiety that the authority has noticed some teachers are not punctual and indifferent to their duties. In these circumstances, you all are requested to be more punctual and to take all necessary steps to maintain smooth environment of education in the institution.

Terjemahannya

Sekolah Internasional Pensylvania
18 Lalmatia, Nebraska 1500

Memo Antar Kantor

Tanggal: 15 July 2018

Kepada: Wakil Kepala Sekolah
Dari: Daniel Craig, Kepala Sekolah
Referensi: 105 / BC

Subjek: Ketepatan waktu semua Staf

Dengan ini untuk memberi tahu Anda untuk waspada bahwa otoritas telah memperhatikan bahwa beberapa guru tidak tepat waktu dan acuh tak acuh terhadap tugas mereka. Dalam keadaan ini, Anda semua diminta untuk lebih tepat waktu dan untuk mengambil semua langkah yang diperlukan untuk menjaga kelancaran lingkungan pendidikan di institusi.

 

Contoh 4

To: Department Chairs
From: Dr. Kerns, CEO
Date: March 13, 2016
Subject: Supplies Budgets
Please note that we have used more than 80% of the budgeted funds for office supplies for this fiscal year. We have over 3 months left in the fiscal year. Plan accordingly so that you do not overspend in this area. Please see me to discuss extenuating circumstances.

 

Terjemahannya

 

Kepada: Kepala Departemen
Dari: Dr. Kerns, CEO
Tanggal: 13 Maret 2016
Subjek: Anggaran Persediaan
Harap dicatat bahwa kami telah menggunakan lebih dari 80% dana yang dianggarkan untuk perlengkapan kantor untuk tahun fiskal ini. Kami memiliki lebih dari 3 bulan tersisa di tahun fiskal ini. Rencanakan dengan tepat dan sesuai sehingga Anda tidak mengeluarkan uang lebih banyak di bidang ini. Tolong temui saya untuk membahas keadaan khusus.

 

Contoh 5

To: All Staff
From: Dr. Jeff Joyner, President
Date: March 13, 2016
Subject: Annual Company Picnic
The annual company picnic will be held at Memorial Park on May 27, 2016. The event will be catered by Fresh Air Barbeque, with desserts by Nancy’s Sweet Things. Immediate family members are invited. Please plan to join us! RSVP with Mrs. Taylor by May 1, 2016.

 

Terjemahannya

 

Kepada: Semua Staf
Dari: Dr. Jeff Joyner, Presiden
Tanggal: 13 Maret 2016
Subjek: Piknik Perusahaan Tahunan
Piknik perusahaan tahunan akan diadakan di Memorial Park pada 27 Mei 2016. Acara ini akan dipenuhi oleh Fresh Air Barbeque, dengan makanan penutup oleh Nancy’s Sweet Things. Anggota keluarga juga diundang. Silakan rencanakan untuk bergabung dengan kami! RSVP dengan Mrs. Taylor pada 1 Mei 2016.

 

 

Contoh 6

 

NUSA NATION MADIUN Middle School
Ahmad Yani Street, City of Madiun
Tel. 0651 44348
MEMO

From: Jauhari Rohmat, Principal
To: All Nusa Bangsa Madiun Middle School Teachers

To win the Pencak Silat competition at the regional level next year, it is expected that the teachers should collaborate to help their students who will later participate in the competition.

 

Terjemahannya

 

SMP NUSA BANGSA MADIUN
Jalan Ahmad Yani Kota Madiun
Telp. 0651 44348
MEMO

Dari : Jauhari Rohmat, Kepala Sekolah
Kepada : Seluruh Guru SMP Nusa Bangsa Madiun

Untuk memenangkan lomba Pencak Silat tingkat daerah tahun depan, diharapkan Bapak/Ibu Guru hendaknya untuk melakukan kerjasama untuk membantu siswanya yang nantinya akan mengikuti lomba tersebut.

 

Contoh 7

Department of Education and Culture Banda Aceh
SMAN 1 Banda Aceh
Jalan Prof. A. Majid Ibrahim I No. 07 Banda Aceh

MEMO

To        : Mr Andi (Head Of English Teacher)
From    : Mrs. Suriani (Headmaster)
Subject : English Debate Competition

Mr. Andi please help training student who participate on the National High School English Debate Competition 2018. Meet me on meeting next Monday.

 

Terjemahannya

 

SMP NEGERI 17 BANDA ACEH
Jalan ST Iskandar Muda Kota Banda Aceh
Telp. 0651 44348
MEMO

Dari: Kepala Sekolah
Kepada: Seluruh Guru SMP IT Bustanul Ulum

Untuk memenangkan lomba Seni Budaya tingkat daerah tahun depan, diharapkan Bapak / Ibu Guru meminta bantuan untuk membantu siswanya yang diminta akan mengikuti lomba tersebut.

 

Contoh 8

SMP NEGERI 17 BANDA ACEH
Jalan ST Iskandar Muda Kota Banda Aceh
Telp. 0651 44348

MEMO

From        : Principal
To : All Teachers of SMP IT Bustanul Ulum

To win the Arts and Cultural competition at the regional level next year, it is expected that the teachers should collaborate to help their students who will later participate in the competition.

 

Terjemahannya

 

SMP NEGERI 17 BANDA ACEH
Jalan ST Iskandar Muda Kota Banda Aceh
Telp. 0651 44348
MEMO

Dari: Kepala Sekolah
Kepada: Seluruh Guru SMP IT Bustanul Ulum

Untuk memenangkan lomba Seni Budaya tingkat daerah tahun depan, diharapkan Bapak / Ibu Guru meminta bantuan untuk membantu siswanya yang diminta akan mengikuti lomba tersebut.

 

Contoh 9

 

Memo

From : Principal
To : All teachers and Staff

To celebrate the Kartini Day, tomorrow we will use batik. Thank for your attention and coorperation.

 

Terjemahannya

 

Memo

Dari: Principal
Kepada: Semua guru dan Staf

Untuk merayakan Hari Kartini, besok kita akan menggunakan batik. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

 

Contoh 10

 

Memo

From : principal
To : All staff And Teachers

Tomorrow we will have outdoor activity. We will walk around school area. Please prepare your running shoes and trainings.

 

Terjemahannya

 

Memo

Dari: kepala sekolah
Kepada: Semua staf dan guru

Besok kita akan melakukan kegiatan di luar ruangan. Kami akan berjalan di sekitar area sekolah. Silakan persiapkan sepatu lari dan pelatihan Anda.

 

Contoh 11

 

Banda Aceh 5th High School
Jl. Hamzah Fansuri, Kopelma Darussalam, Banda Aceh
Telephone (0651) 75520xx

From: Principal
For: Homeroom Teacher

Recap immediately the absence of students this week at the latest through the Student Staff. thanks.

 

Terjemahannya

 

SMA Negeri 5 Banda Aceh
Jl. Hamzah Fansuri, Kopelma Darussalam, Banda Aceh
Telepon (0651) 75520xx

Dari : Kepala Sekolah
Untuk : Wali Kelas

Segera merekap ketidak hadiran siswa-siswi paling lambat minggu ini dikumpulkan melalui Staf kesiswaan. Terima kasih.

 

Memo adalah media komunikasi tertulis yang bisa disebarluaskan secara online ataupun dalam bentuk cetak. Meskipun sudah jarang digunakan, namun memo memiliki berbagai fungsi yang bisa dijadikan pengingat untuk melakukan suatu hal. Memo juga memiliki berbagai macam jenis yang digunakan dalam hal yang berbeda seperti hal pribadi, urusan bisnis, dan bidang pendidikan. Selain, itu menulis sebuah memo tidaklah sulit asalkan kita tahu tentang unsur-unsur nya. Salah satu cara adalah dengan melihat contoh memo terbaru, contoh memo untuk guru, contoh memo di sekolah, contob memo bisnis, dan masih banyak lagi.

Leave a Comment